企業に点在する情報を資産として活用するためのノウハウ、方法をご紹介します。ポイントは、情報を網羅的に集める、精度を高める、役立つ集計表を作ることです。

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   情報を網羅する方法

   経営資源のヒト、モノ、カネの情報を資産として活用するためには、まず情報を網羅的に収集する必要があります。ツバイソは、ビジネスプロセスを網羅するアプローチで、経営資源情報を網羅的に収集します。
   企業活動は複数のビジネスプロセスで表すことができ、そのビジネスプロセスは、「現金預金管理プロセス」「販売管理プロセス」「購買管理プロセス」「生産管理プロセス」「固定資産管理プロセス」「経費精算プロセス」「人事・労務管理プロセス」「給与・賞与・年調計算プロセス」「決算財務報告プロセス」によって網羅できます。
   ツバイソは、これらの各ビジネスプロセスをモジュールとして実装しています。

   

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   集めた情報の信頼性を上げる方法

   ビジネスプロセスアプローチで情報を網羅しても、情報の信頼性が低ければ役に立ちません。
   ツバイソでは、主に2つの方法で集めた情報の信頼性を確保します。

   1. 3段階のロックによる情報確定

   ビジネスプロセスで入力された情報は、その内容をチェックし確定した都度、適切な権限者によってロックできる必要があります。たとえば経費精算申請について、申請後は、申請者は追加、変更、削除ができてはいけません。経費精算申請が承認権者によって承認されると、これは、会計データにもなりますし、支払いプロセスにも確定データとして流れていきますので、承認者も変更できてはいけません。ツバイソでは、各ビジネスプロセスについて、申請、承認、締めの３段階のロックをかけながら情報の精度を上げることができます。

   2. あるべき残高の確認

   ビジネスプロセスでは、無数のトランザクションが発生します。通常、一つ一つのトランザクションはダブルチェックをしながら精度を確保しますが、それだけでは全体で正しくなっているかは保証されません。フローであるトランザクションの正しさは、結果としてのストックをチェックすることで確認することができます。
   たとえば、営業プロセスでは、見積もり、受注、納品、請求、債権回収という流れがあります。ここで、営業プロセス全体のトランザクション（フロー）情報の精度は、得意先に対する売掛金残高の一覧（月初売掛金残高、当月発生金額、当月入金額、月末売掛金残高）で「あるべき残高（ストック）」になっているかを確認することで確保できます。「あるべき残高」になっていない場合は、請求、売上計上のミスや漏れ、債権回収漏れ、入金消込ミスなどのエラーが起きています。これらの確認は、同時に重要な営業プロセスが正しく進行しているかのチェックにもなります。

   信頼できる情報だから、マネジメント層は全社の経営状況を分析したり、部門別やプロジェクト別の損益の予実を分析したり、それを事業部長の業績評価、モチベートに活用することが可能となるのです。

   

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   情報資産の活用方法

   情報は活用できて初めて資産といえます。そのためには、複数のデータで構成される意味のある集計表や関連データ同士のリンクが必要です。
   ツバイソに集められた情報は、月次や年次のB/S, P/Lの推移表、取引先別売上推移表、プロジェクト別損益集計表、取引先別の債権債務残高一覧表、社員情報一覧表、銀行残高一覧表など、経営に使いやすい形式で集計され、一覧表として利用できます。また、各集計表のデータは、クリックすることで関連の詳細データに分解され、追跡することができます。
   各種一覧表は、エクセルなどに出力し、加工して再利用することもできます。ツバイソを使うことで、情報を資産として活用できるようになります。